【リアル＆ライブ配信】 イベントホールでのハイブリットイベントの注意点

こんにちは。

先日、某イベントホールにてある企業団体様による周年イベントのYouTubeのライブ配信のサポートをさせて頂きました！
このイベントでは、オープニングを盛り上げる演出としてダンスや吹奏楽もあり、メインの講演会と合わせると普段担当させて頂いている映像配信と比べて少し大がかりなイベントとなりました。

今回は、イベントホールにてリアルイベントとライブ配信を同時に行うハイブリットイベントの配信において気を付けるべきと感じたポイントや注意点について備忘録的にまとめてみました！

１．イベント会場決定後の注意点

イベントホールを借りてライブ配信をする上で、会議室など小規模な会場よりも様々な制約や会場側の事情などがあり、後から想定外の問題が出てくることがあります。

イベント会場決定後は、早めに問題を洗い出し解決する事がイベントを成功させる為に必要だと思います。

早めに会場の下見をする

イベントホールなどは、他のイベントの開催中やその準備日などでは、基本的に下見ができず、下見ができる日が限られています。
弊社でも会場下見を申し込み、実際に下見の予約ができたのは１ヶ月後の日程でした。

イベントの会場が決まった段階で早めに会場の下見の申し込みをして、イベントホールの運営スタッフとの事前打ち合わせをする事が必要です。

２．事前打ち合わせでの注意点

実際に打ち合わせをする上で、注意する事は
イベントホール側の事情や機材やサービス関係の確認です。

・イベントでやりたいことが実際に可能かどうか
・そのオペレーションは会場側のスタッフにどの程度お願いできるか

を事前にチェックする必要があります。

a.イベントホールのスタッフとのすり合わせが大事

イベントホールを管理するスタッフの方々は、イベントの進行をすべて引き受けてくれるわけではありません。
音響や照明のオペレートをお願いする場合は、別途オペレートの為のサービス料金がかかるか、そもそもオペレートができない場合があります。
それは、イベントホールに常駐しているスタッフの人員や、他のイベントの開催スケジュールによって人員をそれほど割けないなど、イベントホール側の事情があるためです。

どこまでをイベントホール側のスタッフにお願いできるのか？を確認し、もしお願いできない場合は、別でイベント運営ができるスタッフをそろえる必要があります。

b.回線の事前チェックは大事

ライブ配信をする場合、イベントホール側のインターネット回線を借りられるか事前に確認する必要があります。
ライブ配信用にインターネット回線を用意している会場ばかりではない為、

・実際に借りる事が可能かどうか？
・借りる場合の料金
・ＬＡＮポートの位置と操作卓までの距離

などを確認する必要があります。

また、回線の速度も重要です。
ライブ配信をする場合、上り速度が30mbps以上は欲しいところ。

もし回線速度が遅い場合は、LiveU soloなどの無線伝送装置を用意する必要があります。

３．前日の準備とリハーサルは必須

ライブ配信の際にはトラブルは付き物です。
それがイベントホールなど大きな会場になると更にトラブルのリスクは増えます。

ネット回線の速度は十分でも、

・長時間配信していると止まってしまう
・機材をすべて配置して、いざテストをすると映像がちゃんと出ない
・会場にわたす音声にノイズが入って消えない

など配信の現場では色々なトラブルに直面します。
もしイベント当日にすぐに対処や改善ができない問題が起こってしまい、配信の続行が不可能にならない為にも、事前の準備段階で、あらゆる場面を想定し常に注意をする必要があります。

可能であれば、なるべくイベント前日に会場準備や機材セッティングをし、
テスト配信も兼ねた簡単なリハーサルをしておく事がトラブル回避に繋がります。

４．イベント開催で起こりがちな問題

リアル、ライブ配信関係なく、イベント開催で起こる問題は、事前準備やチェック不足によるものほとんどです。

・楽曲や映像の問題
・スライドショーの問題

などは、特に良く起きがちな問題となっています。

a.ライブ配信する音楽や映像の著作権

リアルイベントをライブ配信する場合、そこで使用される音楽や映像にも注意する必要があります。

例えば、

・BGMで使う楽曲の著作権
・講演で流すパワーポイント入っている動画の著作権
・スライドショーで使っている画像やイラストの著作権

などなど、ライブ配信では特に、事前にどういうものが使われるかをチェックし、著作権侵害にならないように気を付けなければなりません。

b.ゲストスピーカーのパワーポイントの問題

講演会を行う場合、ゲストスピーカーがパワーポイントなどで作ったスライドショーを用意してくださる事がよくあります。

しかし、ゲストスピーカーの方は基本的には初めから会場にいるわけではなく、出番の直前に会場入りする事が多く、スライドショーの事前チェックが間に合わないことがあります。

もしゲストスピーカーがスライドショーを用意くださっている場合は、事前にデータを受け取り、配信開始よりも前にチェックを済ませ、
できればこちらで用意したＰＣなり端末なりを使って講演をしてもらうと安全に講演を行ってもらえます。

まとめ

ライブ配信の失敗を減らすには、事前の準備とテストを入念に行い、それでもトラブルが発生した場合の代替え策をすぐに実行できるように用意しておくことが失敗を減らす事に繋がります。

ライブ配信では、予期しないトラブルが突然起こることは多々あります。
そういう場合に備えて代替えとなるものを複数用意して置くことが失敗しないイベントにするコツだと思います。

例えば、

・機材はピッタリではなく少し余裕を持って準備しておく
・配信スタッフが機材の配線を把握しておく
・起こりうる問題を事前に洗い出しておく

など、事前に問題を想定しておけば、いざ問題が起こった時に慌てないように対処できると思います。